FORWADING FAX TO EMAIL

Alhamdulillah bisa nge-blog lagi dari sekian lama gak nge-blog. Pada kangen gak yaa..heheheh. Kesempatan kali ini gue mempertegas tulisan gue yang pernah gue tulis mengenai fax di kantor gue. Kenapa gue tulis lagi??? Karena eh karena ada tugas kuliah yang isi nya cerita mengenai pengalaman membuat sistem informasi.hehehe. oke dibawah ini gue ceritain pengalaman gue bikin sistem-nya. ( ups by the way kata2-nya agak formal nih, soalnya gak enak sama dosen-nya.hehehe ). Cekidot!!!!

Pada sebuah kasus mengharuskan saya membuat suatu sistem baru mengenai fax di kantor saya. Sistem yang ada yaitu fax yang diterima akan langsung dicetak melalui mesin fax, baik informasi yang penting maupun informasi yang tidak penting akan dicetak oleh mesin ini. Padahal belum tentu semua informasi yang diterima user mengharuskan informasi tersebut dicetak, sehingga yang terjadi adalah pemborosan terhadap kertas dan toner, jika kedua material tersebut dikalkulasikan dalam bentuk rupiah mungkin akan keluar angka yang cukup besar terbuang karena fax berisi informasi yang seharusnya tidak perlu dicetak.

Dari kasus diatas-lah muncul ide untuk mengalihkan fax yang diterima sehingga tidak langsung tercetak tapi ada filtering dahulu oleh user. Bagaimana sistem ini berjalan ? jadi setiap fax yang masuk ke mesin fax ini akan diforward ke email yang sudah dikonfigurasi sebelumnya di sebuah komputer. Nah dengan sistem ini maka user dapat memilah fax yang berisi informasi yang penting kemudian harus dicetak dan fax yang berisi informasi yang bisa diabaikan tanpa dicetak.

Dengan sistem yang baru ini maka akan dilakukan penghematan terhadap kertas dan toner yang digunakan oleh mesin fax tersebut. Untuk dapat menjalankan sistem ini dibutuhkan sebuah komputer dengan spesifikasi tidak terlalu tinggi karena hanya menjalankan program email client seperti outlook express atau mozilla thunderbird.

Oke, itu lah pengalaman gue tentang sistem yang gue buat di kantor. Sampai jumpa lagi ditulisan selanjutnya... :D

Temen Gue yang Berinisial C.W.

Ceritanya gue sama temen gue ( si jenius karena doi pinter banget ) berangkat ke kampus, sampe kelas eh ternyata Cuma kita berdua yang hadir. W cek di group whatsapp ternyata dosen nya gak masuk semua...jiahhhhh..mengecewakan, tapi gpp yang penting udah niat insya Allah ada hikmahnya.aamiin. J

Berhubung w lagi gak jalan sama cewe gue karena jakarta banjir ( gak bisa kemana-mana ), jadi gue maen lah ke kostan si temen gue yang pinter ini. Karena dia pinter akhirnya gue minta ajarin programming php gitu. Yah lumayan nambah2 ilmu sedikit. Ditengah diskusi gue sama temen gue ini, tiba – tiba temen gue cerita tentang kegalauan nya saat itu. Dia cerita tas nya hilang, didalemnya ada dompet, atm, ktp, dll. Ceritanya dia lagi berangkat menuju kantor pake sepeda, terus dalam perjalanan turun lah hujan. Nah temen gue ini masukin tas nya ke  plastik supaya gak basah kena hujan, terus diiket deh di setang sepedanya. Sampe dikantor tasnya gak ada, yang ada malah plastiknya doang yang dipake buat bungkus tasnya.hahaha...lucu tapi kasian juga...

Temen gue itu panik dong, akhirnya dia cari tuh tas yang ilang tadi..dia telusuri  ke jalan yang dia lewati pas berangkat ke kantor tadi. Udah bolah balik tapi si tas gak ketemu juga...yaudah deh temen gue pasrah jadinya...sementara dia harus kerja, balik lagi lah dia ke kantor buat kerja walau pikirannya entah dimana.hahaha...

Karena udah pasrah banget tuh, doi mau nyari hp yang agak murah tapi kualitas oke ( orang indonesia banget, hahaha ). Tapi berhubung ada temen kita yang dermawan, dipinjamkanlah sebuah hp yang lumayan bisa dipake buat sms sama telp. Tapi tetep si jenius ini mau beli hp karena gak selamanya dia pinjem hp itu dong. Doi udah bilang tuh ke gue minta anterin beli hp ke ITC Depok ( tempat langganan gue beli hp, Cuma gue lupa nama tokonya apa hahahha, dodol ). Tapi tiba – tiba si jenius ini bilang “ntar dulu bro, w telp sodara gue dulu”. Yaudah w nunggu sambil lanjut belajar program php yang tadi diajarin. Beres telp sodaranya, doi bilang ke gue “gak jadi beli hp” why????? Kata gue pake english biar kerenan dikit, hehehe. Doi bilang tas yang ilang kemaren udah ketemu, ada yang nganterin gitu kerumah sodaranya, wew gue sama doi bengong terus langsung ketawa sumbringah gitu. Alhamdulillah, dijaman serba uang gini masih ada orang yang hatinya bae banget kaya gitu...mudah – mudahan semua ibadahnya diterima sama Allah.aamiin.

Denger kabar gitu langsung si jenius minta tolong gue buat anterin ke rumah sodaranya itu, secara doi Cuma ada sepeda di kostan-nya. Kalo pake sepeda bisa bengkak tuh kaki si jenius..haha.... Nah seiring perjalanan gue tanya ma doi ko bisa yaaa orang yang nemu tas nya itu ngembaliin kerumah sodaranya??? Dan ternyata ( mungkin udah takdir kali yaaa) semua identitas yang ada di dompetnya tuh beralamat di semarang, mati gak tuh??? Tapi Alhamdulillahnya STNK doi beralamat di rumah sodaranya..Subhanallah...SESUATU, HAHAHAHA.

Pas udah nyampe dirumah sodaranya, diliatlah isi tasnya dan hasilnya masih lengkap bin komplit. Gue ngeliat wajah temen gue tuh kaya abis diterima sama cewe gebetannya.hahahh..lebay... Alhamdulillah beres ngecek semua barang yang ada di tasnya, kita cabut lagi deh ke kostan nya si jenius. Sebelum nyampe di kostan, gue diajak mampir dulu sama si jenius ke 7 eleven ( kalo kata anak2 gaul nyevel ). Jadi si SeVel ini salah satu tempat nongkrong gitu buat kaula muda, dengan ciri khas minuman yang namanya SLURPEE. Metode penyajiannya self service gitu, jadi kalian bisa ambil sesuka hati tapi seusai tempat yang udah disediain yaa..ada yang kecil, medium, sama yang besar. Jenis minumannya ada yang berbau booble gum, terus fruit sama satu lagi gue lupa.hahha...sory....tapi kalo gue lebih suka yang fruit. Selain minuman, di SeVel juga menyajikan makanan ringan maupun berat, jadi bisa buat ngisi perut disaat nongkrong sama temen2 terus kelaperan gitu, gak usah nyarti tempat laen lagi buat nyari makan.

Oke sampe di kostan si jenius gue pamit buat balik ke rumah berhubung udah menjelang malam, dan gue juga harus ngerjain sesuatu dirumah. Oh iya sebelum mengakhiri artikel ada yang gue salutin dari temen gue ini.

Jadi pas doi kehilangan tas yang berisi barang berharganya itu, dia nazar “kalo misalkan tasnya balik lagi ke doi berserta barang2nya, doi bakal sedekahin semua isi yang ada di tabungannya”. Wew kaget gue dengernya, dan hasilnya bener dompetnya balik lagi sama si jenius. Dan nazarnya pun dijalankan sama doi.

Nah dari situ bisa diambil hikmah bahwa gak ada doa yang gak dikabulin sama Allah, kalo belom di dunia mungkin nanti di akhirat, kalo diakhirat belom juga insya Allah doanya dipake buat ngehapus dosa2 yang udah perbuat di dunia. Kurang lebih seperti itu yang pernah gue denger pas di pengajian. Kebenaran hanya milik Allah dan kekurangan serta kesalahan datangnya memanglah dari manusia.

Dudi Yuliana

27 Januari 2013

Komputer gak bisa di browse dan nge-browse via network

Berawal dari  user minta ngeprint warna dari tempat gue, ( dikantor gue ada sentralisasi printer gitu, jadi untuk tipe-tipe tertentu user harus datang ke gue buat minta ngeprint khususnya yang berwarna ) terus data yang mau di print adanya di komputer user dong pastinya. Nah w browse deh komputer si user buat ngambil datanya.

Jrengg...tet...tot...error browse cannot find.bla..bla...bla... waduh ada apa nih??? Gue coba di komputer temen gue juga sama error nya. Dari situ w baru menjudge kalo yang masalah kayanya ada di komputer si client nih...berangkat deh ke tempat si user. Setelah gue cek..klak klik klak klikk..ternyata komputer si user juga gak bisa buka share ke komputer laen...pas w cek services.msc, ada service yang namanya computer browser ( service yang mengatur koneksi atau browse dari dan ke komputer lain ) gak jalan alias stop.

Karena settingan default seharusnya start, akhirnya w start deh service itu. Terus w coba buat buka share komputer laen..eh bisa...Alhamdulillah...solved deh..

Hari itu berjalan normal, pas esok hari terulang kembali masalah yang sama dengan sebelumnya. Wah ada yang salah nih kayanya...oprak aprik lagi deh di komputer si client.

Setelah sekian lama akhirnya ketemu juga deh, ternyata ada virus yang menyerang si komputer dengan port – port tertentu ( gue lupa port berapa yang dipake si virus. hehehee ).

Terus gimana dong menyelesaikan permasalahan ini??? Sercang sercing akhirnya ketemu juga aplikasi yang bisa menutup port yang dimaksud tadi, nama aplikasinya WWDC. W coba pake dan ternyata berhasil, si aplikasi menutup beberapa port yang digunakan si virus dan user-pun sudah bisa menggunakan komputer dengan lancar. Alhamdulillah.

Dudi Yuliana

21 Januari 2013

Mesin Fax Xerox Workcentre 3220

Eyaahhhh...ketemu lagi nih di dunia maya. Kali ini gue mau share mengenai mesin fax gue yang rusak...cekidot yaaaa.

Mesin fax gue pake xerox workcentre 3220, tipe ini lengkap banget karena sudah 4 in 1 ( bisa fax, scan, fotocopy, sama print ). Nah pas hari itu fax gue bermasalah gak bisa ngeprint receive fax, alhasil si operator komplen lah ke gue karena banyak divisi yang tanyain juga fax dari perusahaan lain. Ternyata yang rusak itu pemanas dari si mesin fax ini...sedangkan di layar mesin fax tertera tulisan “system error cycle power”. Kalo gue banya di guide nya sih suruh di service. Udah ketauan kan rusaknya apa, akhrinya gue buka permintaan pembelian ke purchase, tapi sayangnya barang yang mau dibeli indent 3 bulan..alamakk...amsyong. gue sama si bos nyari cara gimana caranya supaya si fax tetep keterima dan bisa dibaca oleh divisi yang bersangkutan. Ketemu deh caranya pake yaitu receive fax yang masuk ke fax ini ternyata bisa di forward ke email atau ke mesin fax lain dengan nomor yang berbeda tentunya. Dengan persetujuan si boss gue setting lah si fax yang error di forward ke email yang udah gue setting sebelumnya...biar lebih cepet gue setting-nya lewat web-nya si mesin fax ini.

Gue prepare dulu dong komputer buat digunakan untuk buka fax yang masuk melalui email yang sudah di setting tadi. Setting email dan bla.bla.bla....beres deh...sekarang semua receive fax dari luar perusahaan ke mesih fax ini di forward ke email yang udah di setting di komputer. Hasil dari fax ini berformat pdf, jadi buat temen2 harus install adobe reader buat membuka file pdf.

NOTE : buat temen2 yang mau implementasi forward fax to email ini, lumayan banget loh mengurangi print yang tidak perlu. Jadi dengan adanya sistem ini si operator bisa milah-milah antara fax mana yang harus di print dan fax yang tidak perlu di print.

Dudi Yuliana

19 Januari 2013

Program export import barang ( PIB / PEB )

Berawal dari komputer client yang rusak, katanya sih gak bisa komunikasi dengan beacukai, nah loh... bingung kan ??

yasudahlah gue coba oprak aprik komputer itu, dan ternyata si client menggunakan program PIB untuk menangani masalah import barang..nah program ini lah yang di komplen si client. kata si client harus dibawa ke EDII...nah kan tambah bingung lagi...apaan lagi tuh EDII..nama orang???hahahhaa..

EDII menurut gue sih dari penjelasan client gue ini adalah instansi sebagai perantara antara client gue sama beacukai melalui program PIB tersebut...Udahlah bingung-bingung akhirnya gue sama client berangkat ke si EDII...nyampe disana langsung diterima sama teknisinya, service care-nya nice banget lah pokonya...udah hampir 2 jam belom beres juga nih masalah...si client udah panik banget karena barangnya di pelabuhan gak bisa dikirim ke perusahaan kalo dokumennya belom beres.

Nah masalah dokumen gue jelasin dikit ya gimana client gue ngurus barang yang di import.

pertama client gue ngirim purchase order ke si supplier, terus si supllier ngirim barang dong...nah sampe pelabuhan karena barangnya di import, client gue harus ngrus berbagai dokumen supaya barang tersebut bisa keluar dari pelabuhan terus dikirim ke perusahaan. dokumen tersebut dikeluarin oleh beacukai namanya surat  perintah pengiriman barang. buat dapetin surat tersebut digunakanlah program PIB, si PIB ini lah yang digunakan sebagai media pengiriman dokumen tersebut ( client gue biasanya bilang "komunikasi" ). udah gitu suratnya itu di kirim ke pelabuhan buat validasi supaya barang nya bisa keluar.

oke balik lagi ke permasalahan komputer di si EDII, akhirnya komunikasi nya udah oke tapi dokumennya masih ada yang pending. berhubung udah sore jadi kita balik ke kantor dulu.

besoknya client gue nyoba lagi buat ngeberesin dokumen yang pending sebelumnya....lamaaaaa banget..bisa - nya tuh udah sore baru dapet surat yang diinginkan..

waktu di EDII si client sempet ngobrol sama teknisi-nya, katanya ada upgrade buat program EDII. client gue tertarik karena jenis koneksi yang digunakan bisa lewat internet biasa,, lain dengan versi PIB sebelumnya yang menggunakan modem dial-up untuk komunikasi dengan beacukai. nah jadilah si client minta ke gue buat bantuin nyiapin segala kebutuhan buat upgrade versi PIB tersebut. yowes seminggu kemudian gue siapin komputer baru dengan spec windows 7 core i3.. nah buat windows-nya jangan pake sp1, kata si teknisinya gitu...yaudah gue ikutin aja deh maunya si teknisi daripada program nya gak jalan. karena gue gak bisa nginstal sendiri karena ada license yang harus di install, kita bawalah komputer barunya ke si EDII lagi. pas udah beres install w agak bingung, katanya upgrade PIB tapi ko versi nya masih sama kaya yang kemaren. w tanya deh ke si teknisi, ooohhhh katanya memang PIB nya masih versi yang sama tapi yang diubah tuh program yang mengatur komunikasi agar si PIB bisa terkoneksi dengan server beacukainya. 

kalo versi sebelumnya tuh nama programnya IPLUS (koneksi-nya masih menggunakan dial-up pake modem internal gitu) nah yang versi baru namanya EXTREME ( yang ini udah menggunakan internet biasa, mau pake modem usb atau internet dari LAN juga bisa asal ada koneksi internet-nya ).

Beres deh...

note : bagi teman2 yang pake PIB & IPLUS, kalo mau install ulang gampang ko asal folder beacukai & iplus di drive system ( biasanya si di C: ) jangan sampe hilang karena intinya ada di folder itu...tinggal copas aja 2 folder itu trus jadi deh...tinggal bikin shortcut PIB dari folder beacukai terus setting koneksi di IPLUS nya ( karena masih pake modem internal, biasanya pilihan koneksi pake port COM ).

nah kalo yang pake PIB & EXTREME gimana ???? yang ini juga lebih gampang. intinya ada di folder beacukai juga, karena program PIB dan semua database disimpan di folder ini. terus untuk EXTREME nya install seperti program - program lain..tinggal next - next aja...terus untuk license-nya kemaren sih gue dikasih dari teknisi EDII, tinggal masukin deh ke si EXTREME. Beres...jangan lupa pastiin komputenya bisa terhubung ke internet yaaa....

Dudi Yuliana

Sabtu, 19 Januari 2013